Протокол или решение в чем разница

Чем отличается протокол от решения

В хозяйственной деятельности во время сбора совета учредителей или сборов трудового коллектива, в работе органов государственной и местной власти часто используются два документа – протокол и решение. Чем они отличаются друг от друга?

Протокол представляет собой юридический документ, который пошагово описывает процесс принятия решения собранием. На повестку дня могут быть поставлены несколько вопросов. в документе прописывается причины принятия того или иного решения, сущность вопроса, процесс голосования, а в результативной части документа фиксируется принятое решение, а также поручение выполнения определенных действий подчиненным директора. Обязанности по выполнению поручения могут быть возложены на заместителей, начальников отделов и тому подобное. В протоколе обязательно указывается место и дата проведения сборов, название органа власти или фирмы, которая проводит собрание.

Протокол ведется секретарем, подписывается им и главой собрания.

В отличие от протокола решение не фиксирует процесс и причины принятия решения. Оно имеет четкую структуру, в документе по пунктам описывают управленческие действия, которые подлежат выполнению. Документ подписывается директором, учредителем или сбором учредителей, а не главой и секретарем собрания. В решении также указывается название предприятия, должность руководителя, его данные, на его подписи обязательно ставят печать.

Разница между протоколом общего собрания и решением общего собрания

Итоги общего собрания акционеров хозяйственного общества могут быть зафиксированы в протоколе либо отражены в решении по итогам подобного мероприятия. В чем специфика обоих управленческих действий?

Что представляет собой протокол общего собрания?

Под протоколом общего собрания участников хозяйственного общества понимается документ, который придает юридическую силу итогам соответствующего мероприятия. Обсуждаться на нем могут разные вопросы — например, об увеличении уставного капитала фирмы.

В протоколе общего собрания фиксируются:

1. сведения о месте расположения фирмы;
2. сведения о месте и дате проведения собрания;
3. сведения о времени начала и завершения собрания;
4. дата утверждения документа;
5. перечень присутствующих лиц, а также сведения о долях во владении бизнесом, которые принадлежат совладельцам фирмы;
6. показатели кворума;
7. ФИО руководителя компании;
8. ФИО секретаря собрания.

Протокол, как правило, включает формулировки об утверждении Председателя собрания участников, о голосах за или против предлагаемого кандидата, об итогах выбора Председателя.

Далее — в документе фиксируется перечень вопросов повестки дня.

Если это увеличение уставного капитала, то в протоколе обычно отражается:

1. тот факт, что по соответствующему вопросу выступил руководитель организации, ознакомивший присутствующих с предлагаемыми изменениями величины уставного капитала;
2. сущность обсуждаемого вопроса;
3. количество голосов за, против, воздержавшихся.

Если решение принято, то оно также отражается в протоколе. Если это увеличение уставного капитала фирмы, то цифры, которые ему соответствуют, фиксируются в соответствующем разделе документа.

Протокол общего собрания подписывается всеми участниками мероприятия.

Что представляет собой решение общего собрания?

Под решением общего собрания понимается итог соответствующего мероприятия по существу — тот, что и фиксируется в протоколе, специфику которого мы рассмотрели выше.

Стоит отметить, что есть такое понятие, как «решение учредителя» — соответствующее документу, аналогичному по назначению протоколу общего собрания, но подписываемое одним человеком, а не группой партнеров по бизнесу.

Управленческие действия, отражаемые в решении учредителя, могут быть, в принципе, теми же, что и в случае с протоколом. Например — увеличение уставного капитала компании.

В этом случае в решении учредителя чаще всего фиксируются:

1. ФИО владельца предприятия;
2. ссылки на положения законов, в соответствии с которыми осуществляется увеличение уставного капитала компании;
3. перечень управленческих действий, которые следует осуществить в целях увеличения уставного капитала (например, инвестирование единственного участника в капитал предприятия, а затем — внесение в устав организации нужных изменений).

Также в соответствующем решении, как правило, присутствует формулировка о необходимости уведомить ФНС об изменениях уставного капитала компании.

Решение учредителя подписывается только одним субъектом — владельцем предприятия.

Главное отличие протокола общего собрания от решения общего собрания в том, что он представляет собой документ. Решение же является совокупностью необходимых управленческих действий, которые приняты к реализации на соответствующем собрании и подлежат утверждению в протоколе.

Существует в достаточной мере близкий протоколу общего собрания документ — «решение учредителя». Он по своей правовой природе близок первому источнику, но подписывается только одним субъектом — владельцем бизнеса.

Определив, в чем разница между протоколом общего собрания и решением общего собрания, отразим выводы в таблице.

Чем решение учредителя отличается от протокола общего собрания

Основное отличие между документами – в количестве основателей общества. Единственный учредитель сам принимает решение об основании ООО, а если учредителей больше, то необходим протокол общего собрания.

В решении учредителя указывается название (полные и сокращенные виды), адрес, размер уставного капитала (способы полной оплаты). В документе учредитель подтверждает принятие устава и назначает руководителя. При этом основатель сам может быть директором (президентом) бессрочно или назначить другого человека на эту должность, указав длительность полномочий.

Если решение оформляется от имени одного учредителя, то именно он должен подавать заявление на регистрацию. Законодательно не установлены сроки подачи бумаг для регистрации после принятия решения об основании компании одним учредителем.

Если в основание компании вносят вклад два и более учредителей, то базовые решения утверждаются на собрании и заносятся в протокол. По каждому вопросу участники голосуют отдельно. Единогласность обязательна. После успешного голосования участники подписывают общий протокол.

Учредитель должен на этом этапе предусмотреть запасное количество оригиналов: по одному для каждого участника плюс 5 экземпляров для дальнейшей деятельности. Один вариант остается в распоряжении общества, регистрирующий орган также затребует оригинал протокола и один протокол надлежит предоставить в банк. Один экземпляр требуется для подтверждения у нотариуса и еще один хранится в сейфе «на всякий случай».

Если протокол или решение учредителя состоят из нескольких листов, то необходимо их подшить и скрепить на обороте с указанием количества листов, ФИО и должности. Протокол скрепляется подписями секретаря и председателя собрания.

На заметку: протоколы собрания учредителей и общего собрания участников ООО: в чем разница

Протоколы собрания учредителей и участников ООО — это часть документооборота общества с ограниченной ответственностью. Один из них составляется в момент учреждения общества, другой — отмечает различные этапы жизни ООО. Каждый имеет особенности составления.

2 типа протоколов

В документообороте любого общества с ограниченной ответственностью (ООО) присутствует образец протокола общего собрания учредителей ООО; 2019 год не стал в этом вопросе исключением. С помощью протокола собрания учредителей ООО оформляется решение о создании общества; учредителями могут быть как юридические, так и физические лица. Вопрос об учреждении общества может быть рассмотрен одним человеком или организацией.

Для создания и регистрации в установленном законом порядке общества с ограниченной ответственностью этот документ необходим, поэтому его нужно заполнять в соответствии с определенными требованиями, зафиксированными в законе от 08.08.2001 N 129-ФЗ о регистрации юридических лиц и ИП.

При создании общества

Начало деятельности компании — регистрация в едином государственном реестре юрлиц, после этого она может действовать, вступать во взаимоотношения с третьими лицами.

Образец протокола учредительного собрания ООО

Правила оформления

Оформить решение о создании юридического лица необходимо правильно. Образец протокола собрания учредителей ООО демонстрирует, что в данном бланке есть две части:

В наименовании документа желательно указать его номер — 1, полностью привести его название, далее следует полное наименование юридического лица с указанием организационно-правовой формы.

Согласно закону в любом таком бланке должны быть следующие сведения:

• дата, время и место проведения;
• данные об участвовавших лицах (фамилия, имя, отчество, данные паспорта и место проживания);
• сведения о лицах, выбранных председателем и секретарем (секретарь обычно также подсчитывает голоса);
• сведения о результатах голосования по каждому из обсуждавшихся вопросов: сколько присутствующих голосовали «за» и «против». Если решение принималось единогласно, достаточно указания на этот факт.

Также следует указать, что образец протокола собрания единственного учредителя ООО никто не разрабатывает, так как в данном случае формируется Решение, ведь одному человеку ни к чему голосовать, выступать и совещаться, он принимает все решения сам, единолично.

Собрание участников

Далее все важнейшие вопросы по деятельности организации, например, о смене директора, увеличении или уменьшении уставного капитала, принимаются уже таким руководящим органом общества, как общее собрание участников (очередное или внеочередное) и оформляются соответствующим документом. Текущей деятельностью компании, ведением бизнеса руководит директор или генеральный директор (разница только в названии). Он может утверждать работников на их должностях, заключать договоры, выдавать доверенности. Эти действия собрание одобрять не должно.

На этом этапе жизни компании есть только участники с соответствующими правами, а не учредители ООО. Поэтому при принятии текущих решений будет использоваться образец протокола общего собрания участников ООО — 2019.

Протокол №1
внеочередного общего собрания участников
Общество с ограниченной ответственностью «Резерв»
г. Курган «25» мая 2019г.
Присутствовали участники:
— Кисилев Евгений Петрович, паспорт гражданина РФ 37 11 555555, выдан Отделом УФМС России по Курганской области в городе Кургане 12.12.2012г, код подразделения 450-002, адрес: г.Курган, микрорайон Черемухово, ул. Спартака, 1
— Волошин Борис Викторович, паспорт гражданина РФ 37 01 333333, выдан УВД гор. Кургана 03.03.2002г, код подразделения 451-001, адрес: г. Курган, ул. Кирова, 22-22.
Собрание правомочно принимать решения по вопросам, отнесенным к его компетенции.
Каждый участник собрания имеет один голос при голосовании по вопросам повестки дня.
Решения по вопросам повестки дня считаются принятыми при единогласном голосовании участников общего собрания.
Председатель собрания — Кисилев Е.П.
Секретарь собрания — Волошин Б.В.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Увеличение уставного капитала Общества за счет внесения дополнительных вкладов участниками Общества.
СЛУШАЛИ:
1.Об увеличении уставного капитала Общества за счет внесения дополнительных вкладов участниками Общества — Кисилева Е.П. Предложено увеличить уставной капитал общества с 12 000 (Двенадцати) тысяч рублей до 100 000 (Ста) тысяч за счет внесения дополнительных вкладов участниками Общества, с общей стоимостью дополнительных вкладов в размере 88 000 (Восемьдесят восемь) тысяч рублей.
Дополнительны вклады участники вносят пропорционально размерам своих долей в уставном капитале Общества в размере:
Кисилев Евгений Петрович — 44 000 (Сорок четыре) тысячи рублей;
Волошин Борис Викторович — 44 000 (Сорок четыре) тысячи рублей.
Дополнительные вклады вносятся денежными средствами в срок до 25 мая 2020 года.
После внесения дополнительных вкладов номинальная стоимость доли каждого участника увеличивается на сумму, равную стоимости его дополнительного вклада.
Итоги внесения дополнительных вкладов утверждаются на следующем общем собрании участников Общества, проводимом не позднее месяца со дня окончания срока для внесения дополнительных вкладов.
Голосовали: «за» — единогласно. Решение принято
РЕШЕНИЕ:
Увеличить уставной капитал общества с 12 000 (Двенадцати) тысяч рублей до 100 000 (Ста) тысяч за счет внесения дополнительных вкладов участниками Общества, с общей стоимостью дополнительных вкладов в размере 88 000 (Восемьдесят восемь) тысяч рублей.
Дополнительные вклады участники вносят пропорционально размерам своих долей в уставном капитале Общества в размере:
Кисилев Евгений Петрович — 44 000 (Сорок четыре) тысячи рублей;
Волошин Борис Викторович — 44 000 (Сорок четыре) тысячи рублей.
Дополнительные вклады вносятся денежными средствами в срок до 25 мая 2019 года.
После внесения дополнительных вкладов номинальная стоимость доли каждого участника увеличивается на сумму, равную стоимости его дополнительного вклада.
Итоги внесения дополнительных вкладов утверждаются на следующем общем собрании участников Общества, проводимом не позднее месяца со дня окончания срока для внесения дополнительных вкладов.
Кисилев Е.П.
Волошин Б.В.

Обязательные реквизиты

Закон устанавливает, какие именно сведения должны быть включены в образцы протоколов на 2019 год:

• решение о создании юрлица с приведением итогов голосования по данному вопросу;
• фирменное наименование создаваемого ООО (полное и сокращенное);
• местонахождение;
• размер уставного капитала (УК) (напомним, что он не может быть менее 10 000 рублей);
• способ формирования УК, порядок и сроки его оплаты;
• денежная оценка имущества (если оно вносится в целях создания УК);
• размер и номинальная (на момент учреждения) стоимость доли каждого из участников;
• решение об утверждении Устава (главного документа);
• избранные органы управления (в основном, указывается только Директор);
• состав контрольно-ревизионной комиссии (в случае если Уставом предусмотрено создание контрольного органа).

ВАЖНО!

Неправильное составление пакета документов для регистрирующего органа чревато отказом в регистрации с потерей госпошлины, поэтому все должно быть оформлено в соответствии с законом, это необходимо учесть.

Решение или протокол?

Существуют особенности принятия решения о реорганизации в обществе, все голосующие акции которого принадлежат одному акционеру. Эта специфика актуальна в том случае, когда единственным акционером является юридическое лицо (короткая или упрощенная модель реорганизации. Подробнее о ней см. в «КС» № 06).

«В обществе, все голосующие акции которого принадлежат одному акционеру, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания акционеров, принимаются этим акционером единолично и оформляются письменно» (п. 3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО)).

Важно определить вид документа (документов), которым (которыми) оформляется данное решение. В анализируемой ситуации согласно п. 3 ст. 47 Закона об АО положения «определяющие порядок и сроки подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, не применяются. ». Очевидно, в этом случае не требуются список лиц, имеющих право на участие в общем собрании, извещение о созыве собрания, протоколы регистрации участников собрания и об итогах голосования. Данную норму можно понимать так, что классический протокол общего собрания заменяется иным документом, выражающим волю единственного участника.

Судебная практика допускает, что вместо протокола в этом случае может использоваться иной документ. В п. 11 Информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 13.03.2001 № 62 «Обзор практики разрешения споров, связанных с заключением хозяйственными обществами крупных сделок и сделок, в совершении которых имеется заинтересованность» содержится следующее разъяснение по рассматриваемому вопросу: «в обществах, состоящих из одного акционера, документом, равноценным решению общего собрания акционеров, является решение этого единственного акционера или иной письменный документ, в котором выражена его воля (согласие на совершение сделки)».

Волеизъявление единственного акционера оформляется специальным документом — «Решением единственного акционера». Оно подписывается единоличным исполнительным органом юридического лица, которому принадлежат все голосующие акции присоединяемого общества.

Необходимо заглянуть в устав юридического лица — единственного акционера. Как правило, совет директоров является органом общества, в компетенцию которого уставом отнесено принятие решений, вытекающих из владения акциями (долями, паями) других коммерческих организаций. В таком случае позицию единственного акционера по вопросу повестки дня его зависимого общества определяет совет директоров.

На основании соответствующего решения совета генеральный директор оформляет «Решение единственного акционера», в данном случае заменяющее протокол общего собрания.

Если указанный вопрос не отнесен уставом к компетенции совета директоров или правления, достаточно будет только «Решения единственного акционера», подписанного единоличным исполнительным органом.

Наилучшей практике корпоративного поведения соответствует первый вариант. Вряд ли выполнение функций общего собрания зависимого акционерного общества можно отнести к управлению текущей хозяйственной деятельностью материнской компании.

Распространенной ошибкой является замена специального документа («Решения единственного акционера») на издание приказа директора «материнской» компании. Приказ — это локальный акт, имеющий юридическую силу только для работников, состоящих в трудовых отношениях с данной организацией. Приказами (распоряжениями) работодатель регулирует отношения со своими работниками. Приказ руководителя одного юридического лица не может порождать правовых последствий для иных юридических лиц.

Напомним также, что принятие решения о реорганизации порождает у общества ряд обязанностей по отношению к акционерам и третьим лицам, а именно:

• оповестить налоговые органы о принятом решении;
• внести в Единый государственный реестр юридических лиц записи о начале процедуры реорганизации;
• опубликовать сообщения о принятом решении о реорганизации;
• представить сведения в территориальный орган Пенсионного фонда РФ;
• удовлетворить обоснованные требования кредиторов о дополнительном обеспечении обязательств или их досрочном исполнении;
• выкупить акции по требованию акционеров в соответствии со ст. 75 Закона об АО.